Adatkezelési tájékoztató

Jelen dokumentum tartalmazza a Közbeszerzési Tanácsadók Országos Szövetségének (a továbbiakban:KÖSZ) a tagságát érintő adatkezelésekkel kapcsolatos tájékoztatást.

Az adatkezelési tájékoztató az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 számú Általános adatvédelmi rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szabályaival összhangban készült.

Elérhetőségeink:
Cím: 1035 Budapest, Lajos u. 45 IV/3.
E-mail cím: elnokseg@kozbeszerzok.hu

1. A kezelt adatok köre, az adatkezelés joglapja, célja, és az adatkezelés időtartama
1.1. Tagság nyilvántartása, és tagok kapcsolattartói adatainak kezelése

Adatkezelési esetkör leírása

A KÖSZ, mint társadalmi szervezet és egyesület a tagjait kötelező jelleggel nyilvántartja, a tagsági díjról számlát állít ki. Ezen tevékenység keretében megvalósul a tagok kapcsolattartói adatainak (kapcsolattartó neve, telefonszáma és email címe) nyilvántartása is.

Tekintve, hogy a tagság nyilvántartása, a KÖSZ működése egyben kapcsolattartást is megkövetel, hogy a KÖSZ működésével kapcsolatos információkat a tagokkal közölni tudja, az adatkezelési cél keretében a kapcsolattartás is megvalósul.

A KÖSZ célja továbbá, hogy általa szervezett rendezvényeken közbeszerzési ismeretekkel segítse a jogalkalmazást. Ezen rendezvényeken résztvevők személyes adataik megadásával kapcsolattartói adatot is közölnek a szervezettel.

Adatkezelés jogalapja és célja

Az adatkezelés jogalapja és egyben célja is a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján a Ptk. 3:63. § (1) bekezdése szerint annak a követelménynek a teljesítése, hogy a KÖSZ nyilvántartott tagsággal rendelkezzen és tagjaival, továbbá az általa szervezett rendezvényeken résztvevőkkel a kapcsolatot tartani tudja.

Adatkezelés időtartama

Az adatokat a tagság, illetve a kapcsolattartói státusz megszűnéséig kezeljük

1.2. Vezetőség bemutatása a honlapon

Adatkezelési estkör leírása

A KÖSZ célja, hogy a vezetőséget bemutassa tagjai számára, ezzel is a szervezet működésének átláthatóságát szolgálva. A honlapon ezért az elnökség, a felügyelőbizottság és a munkacsoport vezetők nevét tüntetjük fel.

Adatkezelés jogalapja és célja

Az adatkezelés jogalapja és célja is egyben a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerint a KÖSZ azon jogos érdeke, hogy a tagjai számára a működését, ezen belül a vezetőséget bemutassa a szervezet átláthatósága érdekében.

Adatkezelés időtartama

Az adatok csak a pozíció betöltésének időtartama alatt szerepelnek a honlapon.

1.3. Rendezvényeken megvalósuló adatkezelés

Adatkezelési estkör leírása

A KÖSZ tagjai és külső érdeklődők számára rendezvényeket (pl. KÖZBE-SZERDA) szervez, amelynek keretében három típusú adatkezelés valósul meg:

  • a rendezvényre megvalósuló regisztráció keretében a részt vevő személyek nevét kezeljük,
  • a rendezvényen jelenléti ívet kell aláírni, ahol a részt vevő személy neve szerepel,
  • számlát állítunk ki a rendezvény díjáról, amely magánszemély tag esetében a tag nevének és címének kezelését eredményezi

A regisztráció azért szükséges, mivel a rendezvények létszáma limitált, a számla kiállítása pedig jogszabályi előírás.

Adatkezelés jogalapja és célja

Az adatkezelés jogalapja a regisztráció és a jelenléti ív esetében a Rendelet 6 cikk (1) bekezdés a) pontja szerint az Ön önkéntes hozzájárulása, a számlák esetében pedig a Rendelet 6 cikk (1) bekezdés c) pontja szerint, az ÁFA törvény szerinti jogi kötelezettség teljesítése.

Adatkezelés időtartama

Regisztráció és a jelenléti ív esetében az adatkezelés a regisztrációt követően megszűnik, a számlákat 8 évig kell megőrizni a számvitelről szóló törvény előírásai alapján.

1.4. Hírlevél küldése

Adatkezelési estkör leírása

A KÖSZ tagjaival a tagok érdeklődésére számot tartható információkat, a konferenciáiról, rendezvényeiről értesítéseket oszt meg, amelynek keretében a tag kapcsolattartásra megadott email címét, valamint a tag nevét kezeljük.

Adatkezelés jogalapja és célja

Az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerint a KÖSZ azon jogos érdeke, hogy tagjait az őket érinti információkról és a közbeszerzési szakmai hírekről tájékoztassa.

Az adatkezelés célja, hogy a KÖSZ a rendezvényeiről és a közbeszerzési szakmai hírekről a tagjait tájékoztatni tudja.

Adatkezelés időtartama

Az adatkezelés a hírlevélről történő leiratkozásig valósul meg.

2. Adatfeldolgozók

Az adatok kezelése során adatfeldolgozóként vesszük igénybe:

– weboldalunkat az EZIT Kft. üzemelteti.

3. Cookie adatkezelés

A honlapunk testre szabott és hatékony használata, valamint a minél teljesebb felhasználói élmény érdekében honlapunk Ön számítógépén kis adatcsomagot, ún. cookie-t (sütit) helyezhet el. A cookie-k (sütik) olyan azonosítók, amelyeket a honlapunk, vagy a cookie-t gyűjtő partner szervere az Ön által használt számítógépnek küldhet, hogy azonosítsa a honlapunk tartózkodás alatt használt számítógépet és tárolja a honlap használatára vonatkozó technikai adatokat (például az átkattintásokat, egyéb
navigációs adatokat).

A legtöbb böngésző az alapbeállítás szerint automatikusan fogadja ezeket a cookie-kat (sütiket). A cookie-k (sütik) tárolása kikapcsolható, illetve annak beállítására is van lehetőség a böngészőben, hogy értesítést kapjon mielőtt számítógépén cookie-t (sütit) tárolnak. Ezek a beállítások kizárólag a használt böngészőprogram és számítógépre vonatkoznak, a cookie-k (sütik) beállításait és kikapcsolását számítógépenként és böngészőnként külön-külön kell beállítani. A cookie-k (sütik) kikapcsolásával a nem tudjuk garantálni a honlap valamennyi funkciójának megfelelő működését és teljes körű használatát.

4. Az Ön jogai az adatkezeléssel kapcsolatban

Az adatkezelés időtartamán belül Önt a Rendelet előírásai szerint az alábbi jogok illetik meg:

  • személyes adatokhoz és az adatkezeléssel kapcsolatos információkhoz való hozzáférés,
  • helyesbítéshez való jog
  • adatkezelés korlátozása,
  • törléshez való jog,
  • hordozhatósághoz való jog,
  • tiltakozáshoz való jog,
  • hozzájárulás visszavonási joga.

Amennyiben Ön jogaival élni kíván, az az Ön azonosításával jár együtt, valamint Önnel szükségszeren kommunikálnunk kell. Ezért az azonosítás érdekében személyes adatok megadására lesz szükség (de az azonosítás csak olyan adaton alapulhat, amelyet egyébként is kezelünk Önről), valamint az email fiókunkban elérhetőek lesznek az Ön adatkezeléssel kapcsolatos panasza.

Az adatkezeléssel kapcsolatos panaszokat legkésőbb 30 napon belül válaszoljuk meg.

A hozzájárulás visszavonásának joga

Ön bármikor jogosult az adatkezeléshez adott hozzájárulást visszavonni, ilyen esetben a megadott adatokat rendszereinkből töröljük. Kérjük azonban vegye figyelembe, hogy amennyiben egy közvetítés van folyamatban, akkor az adattörlést jeleznünk kell partnerünk felé is, ami a közvetítést sikertelenné teszi.

A személyes adatokhoz és információkhoz való hozzáférés.

Ön jogosult arra, hogy visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy:

  • a kezelt személyes adatokhoz hozzáférést kapjon és
  •  a következő információkról tájékoztassuk:
    • az adatkezelés céljai;
    • az Önről kezelt személyes adatok kategóriái;
    • információ azon címzettekről vagy címzettek kategóriáiról, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közöltük vagy közölni fogjuk;
    • a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
    • az Ön azon joga, hogy kérelmezheti az Önre vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
    • a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
    • ha az adatokat nem Öntől gyűjtötték be, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
    • az automatizált döntéshozatal tényéről (ha alkalmazott ilyen eljárás), ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információkat, hogy az ilyen adatkezelés milyen
      jelentőséggel, és Önre nézve milyen várható következményekkel bír.

A jog gyakorlásának célja az adatkezelés jogszerűségének megállapítására és ellenőrzésére irányulhat, ezért többszöri tájékoztatás kérés esetén méltányos költségtérítést számolhatunk fel a tájékoztatás teljesítéséért cserébe.

A személyes adatokhoz való hozzáférést úgy biztosítjuk, hogy az Ön azonosítását követően e-mailben juttatjuk el Önhöz a kezelt személyes adatokat és az információkat.

Kérjük, hogy kérelmében jelölje meg, hogy a személyes adatokhoz kér hozzáférést, vagy az adatkezeléssel kapcsolatos információkat kéri.

Helyesbítéshez való jog.

Ön jogosult arra, hogy kérésére késedelem nélkül helyesbítsük az Önre vonatkozó pontatlan személyes adatokat.

Adatkezelés korlátozásához való jog.

Ön jogosult arra, hogy kérésére korlátozzuk az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

  • Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra
    vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük a személyes adatok pontosságát, ha az
    ellenőrzésre nincs szükség, akkor korlátozást sem alkalmazunk;
  • az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok
    felhasználásának korlátozását;
  • már nincs szükségünk a személyes adatokra a megjelölt adatkezelés céljából, de Ön igényli
    azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
  • Ön tiltakozott az adatkezelés ellen, de jogos érdekünk is megalapozhatja az adatkezelést, ez
    esetben amíg megállapításra nem kerül, hogy jogos indokaink elsőbbséget élveznek-e az Ön
    jogos indokaival szemben, az adatkezelést korlátozni kell.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen (legalább a korlátozás feloldását megelőző 3 munkanappal) tájékoztatjuk Önt.

Törléshez – elfeledtetéshez való jog.

Ön jogosult arra, hogy indokolatlan késedelem nélkül töröljük az Önre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

  • a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtöttük vagy kezeltük;
  • Ön visszavonja hozzájárulását és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  • Ön tiltakozik a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok (azaz jogos érdek) az adatkezelésre,
  • a személyes adatokat jogellenesen kezeltük és ez a panasz alapján megállapítást nyert,
  • a személyes adatokat a ránk alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

Ha bármely jogszerű oknál fogva nyilvánosságra hoztuk az Önről kezelt személyes adatot, és bármely fent megjelölt okból törölni vagyunk kötelesek azt, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megtesszük az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassuk az adatokat kezelő más adatkezelőket, hogy Ön kérelmezte a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését. Főszabályként az Ön személyes adatait nem hozzuk nyilvánosságra.

A törlés nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges:

  • a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
  • a személyes adatok kezelését előíró, a ránk alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése (ilyen eset a számlázás keretében megvalósuló adatkezelés, mivel a számla megőrzését jogszabály írja elő), illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
  • jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez (pl.: ha Ön felé követelésünk áll fenn és azt még nem teljesítette, vagy fogyasztói, adatkezelési panasz intézése van folyamatban).

Tiltakozáshoz való jog

Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak jogos érdeken alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben a személyes adatokat nem kezelhetjük tovább, kivéve, ha az bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Hordozhatósághoz való jog

Amennyiben az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges, vagy az adatkezelés az Ön önkéntes hozzájárulásán alapul, Önnek joga van arra, hogy kérje, hogy az Ön által a részünkre megadott adatokat gépileg értelmezhető formában megkapja, amit xml, JSON, vagy csv formátumban bocsátunk az Ön rendelkezésére, ha ez technikailag megvalósítható, akkor kérheti, hogy az adatokat ebben a formában más adatkezelő számára továbbítsuk.

Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben Ön szerint megsértettük valamely, az adatkezelésre vonatkozó törvényi rendelkezést, vagy nem teljesítettük valamely kérelmét, akkor vélelmezett jogellenes adatkezelés megszüntetése érdekében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság vizsgálati eljárását kezdeményezheti (levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu).

Tájékoztatjuk emellett arról is, hogy polgári pert is indíthat bíróság előtt.

5. Adatbiztonság

Az informatikai rendszerek működtetése során a szükséges jogosultságkezelési, belső szervezési és technikai megoldások biztosítjuk, hogy adatai illetéktelen személyek birtokába ne juthasson, illetéktelen személyek az adatokat ne tudják törölni, kimenteni a rendszerből, vagy módosítani. Az adatvédelmi és adatbiztonsági követelményeket érvényre juttatjuk adatfeldolgozóinkkal szemben is. Az esetleges adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezetünk, amennyiben szükséges, a felmerülő incidensekről tájékoztatjuk Önt.

6. Egyéb rendelkezések

Fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót az adatkezelés célját és jogalapját nem érintő módon módosítsuk.

Amennyiben azonban a gyűjtött adatokkal kapcsolatban a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kívánunk végezni a további adatkezelést megelőzően tájékoztatjuk Önt az adatkezelés céljáról és az alábbi információkról:

  • a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, akkor az időtartam meghatározásának szempontjairól;
  • azon jogáról, hogy kérelmezheti az Önre vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén tiltakozhat a személyes adatok kezelése ellen, valamint a hozzájáruláson, vagy szerződéses kapcsolaton alapuló adatkezelés esetén kérheti az adathordozhatósághoz való jog biztosítását;
  • hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén arról, hogy a hozzájárulást Ön bármikor visszavonhatja,
  • a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
  • arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e valamint, hogy az Ön köteles-e a személyes adatokat megadni továbbá, hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;
  • az automatizált döntéshozatal tényéről (ha alkalmazott ilyen eljárás), ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információkat, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és Önre nézve milyen várható következményekkel bír.

Az adatkezelés csak ezt követően kezdődhető meg, amennyiben az adatkezelés jogalapja hozzájárulás, az adatkezeléshez a tájékoztatáson felül Önnek hozzá is kell járulnia.

Jelen Adatkezelési Tájékoztató 2019. február 1. napjától érvényes.

KÖSZ Elnökség